Sistem Informasi Manajemen Bab 4 (Mac Leod)

Organisasi Layanan Informasi

            Kita telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lain Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information technology IT) juga populer.

Sumber Daya Informasi

            Kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras komputer, peranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

Spesialis Informasi

            Untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer, dan operator.

Analis Sistem

            Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

Administator Basis Data

            Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administator basis data. Tugasnya terbagi dalam empat area utama yaitu perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.

Webmaster

            Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Satu tugas penting dari seorang Webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman Web perusahaan. Sebagai contoh, statistik dapat menunjukkan bahwa banyak pelanggan memulai proses pembelian tetapi kemudian membatalkan transaksi mereka setelah pindah dari satu halaman ke halaman yang lain. Informasi seperti ini dan urut-urutan halaman yang diakses bersama-sama dengan jumlah waktu yang dihabiskan pada setiap halaman Web dapat mengarah pada rancangan situs yang berbeda. Relasi dengan pelanggan dapat sangat ditingkatkan dengan situs web yang beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan situs web yang buruk dapat dengan cepat menghapus semua keuntungan tersebut.

Spesialis Jaringan

            Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan.

Programer

            Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer, menciptakan suatu posisi analis programer.

Operator

            Operator menjalankan peralatan komunikasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa. Semua spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan perwakilan-perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.

Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi

            Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.

            Selama tahun 1970’an dan 1980’an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasikan kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seorang direktur informasi divisi (divisional information officer DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut.

Struktur Organisasi Inovatif

            Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area mereka masing-masing. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan dari pada masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.

            Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model terskala (scalable model). Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Asumsi yang mendasari model platform adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.

            Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini menyadari fungsi IT bukanlah suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan semua sistem informasi kepada para pengguna. Hal yang perlu bahwa (1) IT berinteraksi dengan pengguna maupun vendor dan (2) tanggung jawab atas fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer rekening. Pandangan ini mencerminkan adanya suatu usaha untuk membuat unit IT sebagai salah satu pemain dalam penggunaan sumber daya informasi sebuah perusahaan membagi dan mendelegasikan fungsi tersebut merupakan yang terbaik bagi perusahaan.

Komputasi Pengguna Akhir

            Di akhir tahun 1970’an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna, pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir (end-user computing ECU), oleh karenanya berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama :

·         Dampak pendidikan komputer

Selama awal tahun 1980’an, dampak program-program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.

·         Antrian layanan informasi

Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980’an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer.

·         Murahnya peranti keras

Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi.

·         Peranti lunak siap pakai

Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengembalian keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

            EUC memberikan dua manfaat utama :

·         Menyamakan kemampuan dan tantangan

Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebbasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut. Spesialis juga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang sudah ada, bidang tanggung jwab yang cukup penting.

·         Mempersempit jarak komunikasi

Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi, karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangkan sebagai dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit.

 Risiko Komputasi Pengguna Akhir

            Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapatkan perusahaan kepada sejumlah risiko :

·         Sasaran sistem yang buruk

Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.

·         Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk

Para pengguna akhir, meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perancangan sistem. Begitu pula ketika pengguna akhir tergesa-gesa dalam menyiapkan dan menjalankan sistem, mereka cenderung mengabaikan kebutuhan untuk mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak dapat dipelihara.

·         Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien

Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak, perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan. Pengguna akhir dapat pula “melakukan pengulangan” dengan mengembangkan sistem yang belum pernah dikembangkan oleh layanan informasi atau pengguna akhir yang lain.

·         Hilangnya integritas data

Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehatian-hatian yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan. Pengguna-pengguna lain kemudian menggunakan data yang salah ini, dengan berasumsi data tersebut akurat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer mengambil keputusan yang salah.

·         Hilangnya keamanan

Pengguna akhir tidak dapat menjaga data dan peranti lunak mereka. Penjahat komputer dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan perusahaan dalam banyak hal. Meningkatnya penggunaan jaringan menjadikan keamanan semakin penting artinya.

·         Hilangnya kendali

Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.

        

Posted in: Tugas