Organisasi
Layanan Informasi
Kita
telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan perusahaan yang
memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lain
Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information
technology IT) juga populer.
Sumber
Daya Informasi
Kita
telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras
komputer, peranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas,
basis data, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya
berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief
information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area
pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis
Informasi
Untuk
menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan
kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis
informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer, dan operator.
Analis
Sistem
Analis
sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat
dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan
masalah-masalah tersebut.
Administator
Basis Data
Seorang
spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai
administator basis data. Tugasnya terbagi dalam empat area utama yaitu
perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
Webmaster
Webmaster
bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus
bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan
komunikasi antara perusahaan dan pelanggan atau sekutu bisnisnya selalu
terbuka. Situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki
keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Satu tugas penting dari
seorang Webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman Web
perusahaan. Sebagai contoh, statistik dapat menunjukkan bahwa banyak pelanggan
memulai proses pembelian tetapi kemudian membatalkan transaksi mereka setelah
pindah dari satu halaman ke halaman yang lain. Informasi seperti ini dan
urut-urutan halaman yang diakses bersama-sama dengan jumlah waktu yang
dihabiskan pada setiap halaman Web dapat mengarah pada rancangan situs yang
berbeda. Relasi dengan pelanggan dapat sangat ditingkatkan dengan situs web
yang beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan situs web yang
buruk dapat dengan cepat menghapus semua keuntungan tersebut.
Spesialis
Jaringan
Spesialis
jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan
komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis
jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun
telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk
aplikasi-aplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan,
karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan.
Programer
Programer
menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode
program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer,
menciptakan suatu posisi analis programer.
Operator
Operator
menjalankan peralatan komunikasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan
server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator
akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita
dan disk penyimpanan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa. Semua
spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan
perwakilan-perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang
mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam
memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.
Tren
dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
Perusahaan
telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan
sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programer lainnya
untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Unit-unit operasi, administrasi
basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun
pemeliharaan.
Selama
tahun 1970’an dan 1980’an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasikan
kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit
bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya
akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seorang direktur informasi divisi
(divisional information officer DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di
area-area tersebut.
Struktur
Organisasi Inovatif
Perusahaan-perusahaan
besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi
secara sentral”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS
korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur
IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai
penggunaan IT secara strategis di area-area mereka masing-masing. Pertama, IT
kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan dari pada masa lalu.
Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberikan
perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi
pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber
daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.
Sebagai
respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur
inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform
model), dan model terskala (scalable model). Basis dari model sekutu adalah
bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan
teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Asumsi yang mendasari
model platform adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali
inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi
tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model berskala menyadari bahwa
sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan
cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga
tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.
Cara
pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini menyadari fungsi IT bukanlah
suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan
memberikan semua sistem informasi kepada para pengguna. Hal yang perlu bahwa
(1) IT berinteraksi dengan pengguna maupun vendor dan (2) tanggung jawab atas
fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat
informasi divisional dan manajer rekening. Pandangan ini mencerminkan adanya
suatu usaha untuk membuat unit IT sebagai salah satu pemain dalam penggunaan
sumber daya informasi sebuah perusahaan membagi dan mendelegasikan fungsi
tersebut merupakan yang terbaik bagi perusahaan.
Komputasi
Pengguna Akhir
Di
akhir tahun 1970’an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk
mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut
komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata
yang sinonim dengan pengguna, pengguna menggunakan produk akhir dari suatu
sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir (end-user computing ECU),
oleh karenanya berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh
pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama
:
·
Dampak pendidikan komputer
Selama
awal tahun 1980’an, dampak program-program pendidikan komputer yang baik di
sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan
industri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih
rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang
baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat
manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi
dan teknologinya.
·
Antrian layanan informasi
Situasi
ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980’an, ketika
para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan
dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat
memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan
antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh
komputer.
·
Murahnya peranti keras
Pengguna
dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer
setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan
taksi.
·
Peranti lunak siap pakai
Baik
perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan
mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi
pengembalian keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang
ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan
pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer
mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.
Keuntungan
Komputasi Pengguna Akhir
EUC
memberikan dua manfaat utama :
·
Menyamakan kemampuan dan tantangan
Pergeseran
beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan
kebebbasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi
secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan
pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut. Spesialis juga memiliki lebih
banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang sudah ada, bidang
tanggung jwab yang cukup penting.
·
Mempersempit jarak komunikasi
Kesulitan
yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah
komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area
masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara
pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai
telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Ketika pengguna
mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi,
karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna
mengembangkan sebagai dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit.
Risiko Komputasi Pengguna Akhir
Sebaliknya,
ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan
menghadapatkan perusahaan kepada sejumlah risiko :
·
Sasaran sistem yang buruk
Pengguna
akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya
dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.
·
Sistem yang dirancang dan didokumentasikan
dengan buruk
Para
pengguna akhir, meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup
tinggi, biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari spesialis
informasi dalam hal perancangan sistem. Begitu pula ketika pengguna akhir
tergesa-gesa dalam menyiapkan dan menjalankan sistem, mereka cenderung
mengabaikan kebutuhan untuk mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem
tidak dapat dipelihara.
·
Pengguna sumber daya informasi yang
tidak efisien
Ketika
tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak,
perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan
peranti lunak yang berlebihan. Pengguna akhir dapat pula “melakukan
pengulangan” dengan mengembangkan sistem yang belum pernah dikembangkan oleh
layanan informasi atau pengguna akhir yang lain.
·
Hilangnya integritas data
Pengguna
akhir bisa jadi tidak menjalankan kehatian-hatian yang diperlukan dalam
memasukkan data ke dalam basis data perusahaan. Pengguna-pengguna lain kemudian
menggunakan data yang salah ini, dengan berasumsi data tersebut akurat.
Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer
mengambil keputusan yang salah.
·
Hilangnya keamanan
Pengguna
akhir tidak dapat menjaga data dan peranti lunak mereka. Penjahat komputer
dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan perusahaan dalam banyak hal.
Meningkatnya penggunaan jaringan menjadikan keamanan semakin penting artinya.
·
Hilangnya kendali
Pengguna
mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa
menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi
perusahaan.